مستندات هامة عند السفر للدراسة بالخارج

مستندات هامة عند السفر

كطالب مغترب ستتعلم أنه لا يمكنك إنجاز أي شئ قبل التحقق من شخصيتك . ففي دول تمثل قوانين الهجرة و الأمن العام أهمية قصوي لديها ستجد أن فعل ذلك صعب جدا خصوصا مع فقدان الأوراق و أوقات الإنتظار الطويلة .

الأصول أم النسخ :

تصبح الأمور أسهل كثيرا إذا إحتفظت بملف يحتوى على الوثائق التي سنذكرها لاحقا . فهذا سيفيدك بدءًا من مرحلة التقديم و حتى مرحلة التخرج ( و ربما إذا قررت إستكمال دراستك ) . إذا لم تحبذ نقل هذه الوثائق الهامة من بلد لأخرى فيمكنك أخذ صور طبق الأصل من هذه الوثائق و لكن  هذا لا يشمل جواز السفر و تأشيرة الدراسة .

التخزين :

إحتفظ بهذه النسخ في ملف بشكل منظم بحيث يسهل الوصول إليه في حالات الطوارئ . كذلك قم بتحديثه دوريا  بإضافة الوثائق الحديثة و التخلص من الوثائق القديمة . و لكن إحرص على التخلص منهم بشكل يعيق الوصول للمعلومات الموجودة بهم .  كذلك قم بترتيب أوراقك في منزل والديك بشكل يسهل الوصول إليه قبل سفرك بحيث يمكنهم إرسال ما تحتاج إليه من أوراق دون جهد في البحث .

التخزين على الإنترنت :

إحتفظ بنسخ إلكترونية من الوثائق على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بك و كذلك إحتفظ بنسخ إحتياطية على أحد مواقع الإنترنت الخاصة بحيث يمكنك إرسالها و طباعتها بسهولة . تجنب الإحتفاظ بملف وثائقك الشخصية على سطح المكتب أو بإسم واضح مثل " وثائق خاصة " تحسبا لوقوع جهاز الكومبيوتر الخاص بك في يد شخص غير مرغوب به . كذلك قم بإرسال هذه الوثائق لعنوان بريدإلكتروني آخر و احتفظ بكلمة السر الخاصة به في مكان آمن.

قائمة بالوثائق الهامة

هذه قائمة بالوثائق التى ستحتاج إليها

    وثيقة سفر ( جواز السفر )

لن تستطيع السفر لأي مكان بدون جواز السفر كما لا يمكنك استخدام صورة عنه .يتم إستخدم جواز السفر لإثبات الشخصية في أي مكان في العالم فهو على عكس رخصة القيادة متشابه كثيرا في العديد من الدول كما أنه يصعب تزويره .  و لكن لا تقم بإستخدامه كوسيلة إثبات شخصية بشكل دائم في أماكن مثل البارات حيث يزداد إحتمال فقدانه . قم بتصويره على هاتفك المحمول و سجل أرقامه الأساسية و إحتفظ به في مكان آمن . في حالة فقدان جواز سفرك قم بالذهاب إلي سفارتك فورًا كما ستزودك جامعتك بالمعلومات الخاصة بالإجراءات المطلوبة في مثل هذه الحالة .

 شهادة الميلاد

شهادة الميلاد هي وثيقة أخرى لإثبات شخصيتك و لكن يصعب الحصول عليها إلا إذا كان والديك منظمين و يحتفظان بها . يتم طلب هذه الوثيقة في العديد من المؤسسات الحكومية و يمكن إعادة إستخراجها من المؤسسات الحكومية المختصة .

 الشهادة الصحية

تطلب بعض الدول أن يجتاز المسافر إليها بعض الإختبارات الطبية مثل إختبار مرض السل عند تقديمك للحصول على تأشيرة للدراسة في نيوزلاندا  . هذا الفحص يكون لتجنب مشكلات صحية سبق للدولة التعرض لها و لذلك من الأفضل القيام بفحص شامل قبل مغادرة البلاد و أخذ نسخ من صور الفحوصات و نتائج التحاليل و التاريخ الطبي لك .

   تأشيرة الدراسة

ستحتاج الأصل ( و ليس صورة ) من  هذه الوثيقة لدخول البلاد . يأخذ إستخراج هذه الوثيقة الكثير من الوقت لذلك يُفضل أن تبدأ في الإعداد لها فور حصولك على الموافقة على عرض الدراسة . عليك الإحتفاظ بهذه الوثيقة في مكان آمن مثل جواز السفر الخاص بك و كذلك طباعتها و تصويرها . في حالة فقدان هذه الوثيقة عليك التوجه إلى سفارة بلدك .

   صورة جواز السفر الشخصية

مقارنة بالوثائق الأخري فالصورة الشخصة تعتبر صغيرة و لكنها هامة جدا و لذلك يجب الإحتفاظ بعدد إضافي منها في مكان آمن . كما يجب الإلتزام بالتعليمات المطلوبة مثل خلع النظارة الطبية و أي غطاء رأس و تمشيط الشعر للخلف حتى يمكن إستخدامها في وثائق أخرى.

   تأكيد قبول الطلب 

يقصد بهذه الوثيقة الخطاب الرسمي الذي تم إخطارك به بقبول طلبك و تواجد مكان لك أو بالمنحة التى حصلت عليها . كذلك إذا قمت بإرسال رسالة قبول عرض للدراسة و تم إخطارك بوصول رسالتك عليك الإحتفاظ بهذا الإخطار .

   الوثائق الأكاديمية

يتوجب عليك الإحتفاظ بكل الوثائق الأكاديمية و الكتب و النتائج و الدرجات التى حصلت عليها خلال فترة دراستك في ترتيب زمني . إذا لم تكن هذه الوثائق بالإنجليزية فعليك ترجمتها بالإضافة الى موافقة مترجم متخصص . أهمية هذه الوثيقة هي أنها الطريقة التي يقوم عن طريقها مجلس القبول بتقييم درجاتك و معرفة إذا كانت تؤهلك للإلتحاق بالنظام الدراسي الخاص بهم .

   نتائج الإختبارات

سيقوم العديد من الطلاب الأجانب بالقيام بإختبارات إضافية كجزء من أوراق الإلتحاق الخاصة بهم . إذا لم تكن الإنجليزية هي لغتك الأم فعليك أن تقوم بإختبار إيلتس أوتوفل للحصول على الدرجات اللازمة للإلتحاق . في بعض المجالات  سيتوجب عليك القيام بإختبارات أخري لتحديد قدرتك على تعلم هذه المجالات . عند حصولك على نتائج هذه الإختبارات قم بنسخها و ترجمتها إن طًلب منك ذلك و الإحتفاظ بها لحين الحاجة إليها .

 

   دليل مالي

عند تقديمك للحصول على تأشيرة الدراسة يجب عليك إثبات موقفك و موقف والديك المالي و قدرتك على تسديد جزء أو كل المصروفات الدراسية . يمكنك الحصول على هذه الوثيقة من البنك أو من خلال خدمة البنوك على الإنترنت . كذلك إذا قمت بدفع أي مبالغ مالية خلال عملية التقديم تأكد من حصولك على إيصال بالدفع موثقا بالتاريخ للتأكيد على إجتيازك لتلك الخطوة مسبقا أو على الأقل تأكد من تسجيل هذه التحويلات المالية من حسابك لصالح هذه المؤسسة .

   التأكيد على المنح المالية

 إذا حالفك و حصلت على منحة دراسية قم بالإحتفاظ بخطاب تأكيد  حصولك على المنحة لأن تلك الوثيقة تشمل معلومات عن قيمة المنحة و كيفية حصولك عليها . ستساعدك هذه الوثيقة في مخططاتك المالية خلال فترة الدراسة .

   مراجع

يجب عليك الإحتفاظ بشكل أنيق بأي وثائق متعلقة بفرص عمل أو بفرص إستكمال الدراسة في حالة طُلبت منك عند قيامك بمقابلة شخصية . الصور الضوئية من هذه الوثيقة تكون كافية و لكن أطلب نسخ إلكترونية منها إذا كنت تريد التقديم في أكثر من مكان . و تأكد بعد كل 10 شهور من تحديث بيانات وسائل الإتصال الخاصة بهذه الأماكن .